A portaria de um empreendimento comercial ou residencial é a responsável pela primeira impressão gerada para visitantes, clientes e parceiros.
A estrutura, decoração, organização e tecnologia adotados transmitem instantânea e naturalmente uma avaliação da qualidade do empreendimento e, em caso de empresa, qualidade e eficiência de uma empresa?
Qual impressão seu empreendimento está passando para os visitantes e clientes? Quer dicas para a eficiência deste serviço? Continue lendo e saiba mais sobre:
- Função da portaria e importância
- Dicas para a resolução dos principais problemas
- Recomendações para a eficiência da contratação da empresa de portaria
- Melhores práticas para o dia a dia da portaria.
O que é o serviço de portaria?
Em sua essência, o serviço de portaria é a primeira linha de contato e vigilância de um local.
O profissional de portaria, conhecido como porteiro, atua como um elo entre o ambiente interno e o externo, gerenciando quem entra e quem sai, e zelando pelo patrimônio e pela segurança das pessoas.
As principais funções de um porteiro incluem:
- Controle de Acesso: Essa é a função mais importante. O porteiro verifica a identidade de visitantes, prestadores de serviço e entregadores, registrando suas entradas e saídas e garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao local.
- Recebimento de Correspondências e Encomendas: O porteiro é responsável por receber e organizar correspondências, pacotes e encomendas, notificando os destinatários e garantindo que cheguem em segurança.
- Monitoramento e Vigilância: Utilizando câmeras de segurança o porteiro monitora as áreas comuns do edifício ou empresa, identificando e relatando qualquer atividade suspeita ou irregularidade aos profissionais de segurança.
- Atendimento e Orientação: O porteiro é frequentemente o primeiro ponto de contato para visitantes, moradores ou colaboradores, oferecendo informações, orientações e auxiliando em diversas situações.
- Registro de Ocorrências: Manter um livro de ocorrências para registro de sugestões, reclamações, incidentes e demais informações relevantes para a gestão do local.
- Zelo pela Ordem e Segurança: Além das funções específicas, o porteiro contribui para a manutenção da ordem, evitando tumultos, mediando conflitos (quando apropriado) e agindo em emergências (como acionar autoridades em casos de roubo, incêndio etc.).
- Controle de Chaves: Em alguns casos, o porteiro pode ser responsável pelo controle e guarda de chaves de áreas comuns ou específicas do prédio.
Qual a importância do serviço de portaria?
A importância do serviço de portaria é multifacetada, abrangendo desde a segurança até a qualidade de vida e a valorização do imóvel:
- Segurança Reforçada: A presença de um porteiro (físico ou virtual) inibe a ação de criminosos, pois o controle de acesso dificulta a entrada de pessoas não autorizadas. Isso proporciona uma sensação de segurança maior para moradores e usuários.
- Controle Eficaz de Acesso: Garante que apenas quem tem permissão entre no local, reduzindo significativamente o risco de invasões, furtos e outras ocorrências indesejadas.
- Prevenção de Incidentes: O monitoramento constante e a capacidade de identificar situações de risco permitem uma ação rápida e preventiva, minimizando a chance de problemas maiores.
- Comodidade e Organização: O recebimento de correspondências e encomendas, a orientação de visitantes e o registro de ocorrências contribuem para a organização e o bom funcionamento do dia a dia.
- Primeiro Contato e Imagem: A portaria é o cartão de visitas do local. Um serviço de portaria profissional e cortês transmite uma imagem positiva e acolhedora.
- Valorização do Imóvel: Condomínios e empresas que investem em um serviço de portaria de qualidade tendem a ser mais valorizados no mercado, pois oferecem um diferencial em termos de segurança e bem-estar.
- Prontidão para Emergências: Porteiros treinados sabem como agir em diversas emergências, como acidentes, incêndios ou invasões, acionando os órgãos competentes e prestando o primeiro atendimento.
Em resumo, o serviço de portaria é fundamental para criar um ambiente seguro, organizado e harmonioso, seja em um condomínio residencial, em um prédio comercial ou industrial ou em qualquer outro estabelecimento que necessite de controle e vigilância.
8 Erros comuns do serviço de portaria e cuidados necessários:
- Distração e Falta de Foco:
- Problema/Erro: Uma das reclamações mais comuns dos contratantes do serviço de portaria, está relacionado ao uso de celulares, televisores, rádios e conversas desnecessárias que provocam a distração dos porteiros, comprometendo a vigilância e a segurança.
- Cuidado: Proibição ou restrição rigorosa do uso de aparelhos eletrônicos pessoais durante o horário de trabalho e conscientização sobre a importância da atenção constante.
- Desvio de Função:
- Problema/Erro: Realizar favores para moradores (como levar compras, manobrar carros, entregar encomendas diretamente nas unidades) que fogem das atribuições do cargo. Isso pode deixar a portaria desguarnecida e expor o profissional e empreendimento comercial ou residencial a riscos.
- Cuidado: Definição clara das responsabilidades do porteiro no regimento interno e no contrato de trabalho e comunicação efetiva para os moradores sobre o que o porteiro pode ou não fazer.
- Autorização de Entrada Sem Identificação ou Confirmação:
- Problema/Erro: Permitir a entrada de visitantes, entregadores ou veículos sem a devida identificação e autorização prévia do morador ou responsável. Muitas dos problemas nos condomínios residenciais, principalmente, acontecem porque o profissional da portaria abre os portões sem ter certeza de quem está entrando.
- Cuidado: Seguir rigorosamente os protocolos de controle de acesso, exigindo identificação com documento, confirmando a visita por interfone com o morador, e verificando visualmente quem está dentro do veículo antes de liberar a entrada.
- Ausência da Portaria:
- Problema/Erro: Deixar o posto de trabalho vazio, seja para realizar outras tarefas, ir ao banheiro ou em intervalos, sem a devida cobertura.
- Cuidado: Estabelecer um sistema de revezamento ou ter um funcionário auxiliar (como um zelador) para cobrir a portaria em caso de ausência, garantindo que o local nunca fique desguarnecido.
- Vazamento de Informações Sigilosas:
- Problema/Erro: Compartilhar informações sobre a rotina dos moradores (horários de entrada e saída, nomes de visitantes frequentes etc.) ou detalhes sobre a segurança do local com pessoas não autorizadas.
- Cuidado: Treinamento sobre a importância da confidencialidade e da ética profissional, com ênfase na proibição de discutir assuntos pessoais dos moradores ou da segurança do condomínio.
- Falta de Conhecimento e Treinamento Adequado:
- Problema/Erro: Profissionais sem o treinamento necessário sobre os procedimentos de segurança, o uso de equipamentos (câmeras, interfones, sistemas de controle de acesso) e como agir em emergências. A ausência de regras claras e um regimento interno bem definido também são falhas.
- Cuidado: Investimento contínuo em cursos e capacitações para porteiros, que abordem técnicas operacionais, legislação, relacionamento interpessoal, primeiros socorros e combate a incêndio. O síndico ou a empresa terceirizada devem garantir que o profissional esteja qualificado.
- Despreparo para Lidar com Emergências:
- Problema/Erro: Não saber como reagir em casos de assalto, incêndio, violência doméstica ou outras emergências, o que pode agravar a situação.
- Cuidado: Treinamento específico para emergências, incluindo o acionamento correto das autoridades (polícia, bombeiros), a comunicação com síndicos e zeladores, e a manutenção da calma para observar detalhes importantes.
- Falta de Comunicação e Cordialidade:
- Problema/Erro: Tratamento inadequado com moradores, usuários, visitantes, ou prestadores de serviço, falta de clareza na comunicação ou postura arrogante.
- Cuidado: Ênfase no treinamento de atendimento ao público, com foco em cordialidade, respeito, uso de linguagem adequada, escuta ativa e proatividade para auxiliar quando necessário.
6 Processos Fundamentais para a Eficiência da Portaria
Definição de Protocolos e Regras Claras: Todo condomínio ou empresa deve ter um regimento interno e protocolos de segurança bem definidos, que detalhem as funções do porteiro e os procedimentos para cada situação (entrada de visitantes, entregas, emergências etc.).
Para maior esclarecimento desse ponto, leia: Análise de Risco de Segurança Patrimonial: Quando é Fundamental?
Treinamento Contínuo: Capacitação regular dos porteiros em segurança patrimonial, controle de acesso, uso de tecnologia (câmeras, biometria, reconhecimento facial), atendimento ao público e primeiros socorros.
Supervisão e Monitoramento: O apoio, acompanhamento e orientação constante do trabalho do porteiro é fundamental para garantir o cumprimento das normas e identificar pontos de melhoria. Quando o serviço é realizado por empresas como o Grupo Fortville a supervisão frequente já faz parte do escopo da prestação e serviços.
Investimento em Tecnologia: A constante atenção a manutenção e modernização dos equipamentos como câmeras de segurança, sistemas de controle de acesso eletrônico, interfones eficientes e dos softwares de gestão é importante para maior eficiência e melhor qualidade dos serviços.
Comunicação com Moradores/Usuários: Os usuários de empreendimentos comerciais e residenciais precisam ser informados sobre os protocolos de segurança e conscientizados referente a importância de colaborar com o trabalho do porteiro, contribuindo assim para o foco da função e melhor execução dos serviços.
Manutenção Preventiva: É fundamental para garantir que todos os equipamentos de segurança (portões, câmeras, cercas elétricas) estejam sempre em perfeito funcionamento.
Postura Profissional: A atenção constante aos treinamentos e ao cumprimento dos protocolos são importantes para que o porteiro mantenha uma postura ética, discreta e focada em suas atribuições, evitando distrações e comportamentos que comprometam a segurança.
Cuidados Essenciais na Contratação de uma Empresa de Portaria
A contratação de uma empresa de serviço de portaria, seja ela presencial ou remota, exige muita atenção e pesquisa para garantir a segurança e a qualidade do serviço. Afinal, essa é a primeira linha de defesa do seu imóvel ou condomínio.
Para tomar uma decisão acertada, observe os seguintes pontos:
1. Experiência e Reputação no Mercado
Verifique há quanto tempo a empresa está no mercado. Empresas com maior tempo de experiência geralmente possuem mais know-how e estabilidade.
Pedir referências de outros clientes (condomínios, empresas) também é importante saber sobre a qualidade do serviço prestado, a satisfação com a equipe e a resolução de problemas.
Outra dica importante é consultar sobre a empresa em sites de reclamação (como o Reclame Aqui), redes sociais e outras plataformas para verificar a existência de queixas e como elas foram tratadas.
2. Qualificação dos Profissionais
Este ponto é fundamental para a qualidade da prestação de serviço, por isso, questione sobre o processo de recrutamento, seleção e treinamento dos porteiros: eles são capacitados para lidar com diferentes situações, incluindo emergências? A empresa oferece treinamento contínuo?
Também é importante certificar-se que todos os profissionais da empresa (e não apenas os que serão alocados no seu local) são registrados conforme a CLT e possuem todos os documentos e qualificações exigidos por lei.
A dica extra é: Empresas com cultura e que oferecem planos de carreira e bons benefícios, como o Grupo Fortville, tendem a ter menor rotatividade de funcionários. Esse é um ponto muito importante uma vez que a familiaridade dos porteiros com o local e seus moradores/usuários favorecem a segurança de todos.
3. Conformidade Legal e Fiscal
Exija certidões negativas de débitos trabalhistas, fiscais e previdenciários (FGTS e INSS). A responsabilidade subsidiária do contratante é real, ou seja, se a empresa terceirizada não cumprir suas obrigações, o seu condomínio ou empresa pode ser acionado judicialmente e ter que arcar com os custos.
Cuidado com orçamentos muito baixos, possivelmente, há irregularidades. É importante que a empresa pague o piso salarial da categoria aos seus funcionários, conforme as convenções coletivas.
4. Detalhamento do Contrato
Também é importante observar se o contrato é extremamente claro quanto aos serviços a serem prestados, as atividades específicas dos porteiros, a quantidade de profissionais, os horários de trabalho e as responsabilidades de ambas as partes.
O contrato deve prever como será feita a substituição de funcionários em casos de faltas, férias, atestados ou desligamentos, garantindo que o posto de portaria nunca fique desguarnecido.
Vale ressaltar, que no Grupo Fortville, um sistema de gestão de colaboradores permite identificar de maneira automática atrasos e faltas, com isso, os supervisores de maneira já adotam as medidas para substituição do profissional de maneira proativa.
Outra dica importante é que o contrato inclua cláusulas que exijam a comprovação mensal do recolhimento dos encargos trabalhistas e sociais (FGTS, INSS, vales etc.) por parte da empresa terceirizada.
A empresa deve apresentar também um Seguro de Responsabilidade Civil para cobrir eventuais danos ou acidentes.
5. Estrutura e Tecnologia
Avalie se a empresa utiliza tecnologias modernas de controle de acesso (biometria, reconhecimento facial, softwares de gestão, câmeras de alta resolução) e como elas serão integradas à segurança do seu local.
Além disso é importante questionar sobre o suporte ao cliente (24h?), qual o tempo de resposta para emergências e se há um gerente de contas ou supervisor dedicado ao seu condomínio/empresa.
Como vimos, a portaria tem um papel fundamental para gerar uma boa primeira impressão e ainda mais essencial para a segurança de todos. Por isso, a observância dos pontos abordados neste texto é fundamental para a execução de um serviço eficiente e de qualidade.
O Grupo Fortville há mais de 10 anos atende empresas, indústrias e condomínios com a prestação de serviço de portaria e segurança com elevado índice de satisfação e está pronta para levar toda essa qualidade para seu empreendimento.
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