A legislação brasileira permite expressamente que empresas contratem prestadores de serviços para suas atividades-meio e atividades-fim. A Lei nº 13.429/2017 trouxe essa flexibilidade para impulsionar a eficiência do mercado corporativo.
No entanto, para que a parceria atue dentro da total legalidade, contratante e contratada precisam se comprometer com exigências contratuais rígidas. Conhecer a relação de documentos obrigatórios para as terceirizadas é o primeiro passo para garantir blindagem fiscal e trabalhista.
Documentos Obrigatórios para as Terceirizadas: Exigências Legais para Cada Parte da Relação Trabalhista
A conformidade de um contrato de terceirização exige deveres claros divididos em três esferas principais:
1. Deveres e Exigências para a Contratante (Tomador de Serviço)
A empresa contratante tem o dever legal de fiscalizar ativamente o cumprimento das obrigações da prestadora. É sua obrigação fornecer condições adequadas de higiene, insalubridade e segurança do trabalho nas dependências da empresa.
Além disso, a contratante é legalmente responsável por garantir que o profissional terceirizado receba o mesmo atendimento médico ou ambulatorial e acesso aos refeitórios concedidos aos seus funcionários diretos.
2. Exigências para a Empresa de Prestação de Serviços (Terceirizada)
A empresa terceirizada deve possuir CNPJ ativo, capital social compatível com o número de funcionários e registro nos órgãos competentes.
Ela deve arcar integralmente com a gestão da folha de pagamento, recolhimento de encargos e cumprimento das convenções coletivas da categoria.
3. Exigências para os Colaboradores Terceirizados
Os profissionais devem estar regularmente registrados sob o regime CLT.
Em setores específicos, como a segurança privada, devem portar a Carteira Nacional do Vigilante (CNV) ativa e manter em dia exames de saúde física e mental.
A Divisão dos Documentos Obrigatórios para as Terceirizadas
Para manter a governança em dia sem sobrecarregar a gestão, a auditoria documental deve ser dividida em entregas periódicas.
Entregas Mensais: A Rotina de Compliance
A contratante deve exigir mensalmente a comprovação das obrigações correntes do posto:
- Folha de Pagamento: Quitada e individualizada por colaborador.
- Encargos Sociais: Guias de recolhimento do FGTS (GFIP/eSocial) e INSS (DARF/GPS) devidamente pagas.
- Benefícios: Comprovantes de concessão do vale-transporte e vale-alimentação.
- Controle de Ponto: Espelhos de ponto assinados ou registrados digitalmente.
Entregas Anuais e Eventuais: Validação de Longo Prazo
Documentações técnicas e certidões que garantem a saúde corporativa da fornecedora:
- Certidões Negativas: Certidões de débitos tributários, trabalhistas (CNDT) e previdenciários.
- Programas de Saúde e Segurança: PPRA/PGR e PCMSO atualizados.
- Reciclagem e Exames: Comprovantes de exames médicos periódicos (ASO) e certificados de reciclagens obrigatórias.
- Alvarás Vigentes: Autorização de Funcionamento e Renovação Bienal emitidas pela Polícia Federal (no caso de empresas de vigilância).
Riscos e Sanções para Quem Descumpre a Legislação
Negligenciar a checagem dos documentos obrigatórios para as terceirizadas expõe o tomador de serviços a sérios riscos operacionais e financeiros.
A principal punição trabalhista é a responsabilidade subsidiária. Se a prestadora falhar no pagamento de verbas trabalhistas e encargos, a Justiça do Trabalho direciona as dívidas e execuções fiscal-trabalhistas para a contratante.
No setor de segurança privada, o risco é ainda maior. Contratar empresas sem alvará da Polícia Federal configura Segurança Clandestina, sujeitando o contratante a multas administrativas diretas de R$ 10.000 a R$ 30.000, além de sanções civis e criminais.
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